Organiser des réunions, des événements

Comment prendre en charge l’organisation d’un événement ? A quoi est-il important de prêter attention lors d’une réunion ? Voici quelques conseils pouvant vous aider à donner plus d’efficacité à vos réunions professionnelles.

Avant

• Définir les objectifs de cette rencontre avec des termes clairs et précis. Déterminer ensuite un plan d’action ou ordre du jour de la réunion, c’est-à-dire l’ensemble des sujets qu’il conviendra de traiter au cours de la réunion. Cela est à faire de préférence plusieurs jours avant la réunion afin de pouvoir être modifié entre temps au besoin.
• Donner des horaires à chaque étape de la réunion et prévoir aussi des pauses si celle-ci est longue ou s’il s’agit d’une journée de rencontre.
• Prévenir les personnes concernées : on peut le faire par mail ou encore par appel. Il est également recommandé de prévenir à l’avance une première fois puis d’envoyer de nouveau une invitation une semaine à l’avance pour les évènements importants.

Pendant

• Aller droit au but : le plus important est d’être clair dans ses propos et de s’attacher à dresser les grandes lignes afin de ne pas se perdre dans les détails. L’introduction et la conclusion doivent être particulièrement soignées.
• Respecter les horaires qu’on s’est fixé : c’est un point particulièrement important. Vos interlocuteurs seront plus attentifs à ce que vous dites s’ils savent que la réunion ne va pas dépasser l’horaire et empiéter sur des obligations personnelles qu’ils pourraient avoir.
• Prendre des notes ou désigner quelqu’un chargé de le faire. Ces notes seront la trace des réflexions et décisions engagées au cours de la séance, elles sont capitales.
• Communiquer : il faut être dynamique et maîtriser son sujet. Eviter de parler trop vite et balayer la salle du regard sont des points importants à respecter. Il est aussi important de vérifier que chacun a compris le message après chaque moment fort – en demandant si quelqu’un a une question, par exemple. Enfin la posture et la gestuelle sont aussi à soigner : soyez décontracté et adoptez des gestes ouverts.

Après

• Envoyer un récapitulatif de la réunion : cela n’est pas obligatoire mais devient vite nécessaire quand il s’agit d’une réunion importante. Un rappel des points abordés et des décisions prises est suffisant. Préférez un compte-rendu bref afin de ne pas décourager les destinataires à la lecture de celui-ci.

Bien entendu, certaines réunions ne nécessitent pas autant de préparation. Toutefois, les conseils précédents apportent plus de sérieux et de professionnalisme à vos interventions. N’hésitez donc pas à y avoir recours de façon régulière.

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